Что такое Канбан

Мы уже рассказали, что Аджайл — это образ мышления со своей системой ценностей. Чтобы применять его в жизни, разработали фреймворки — наборы правил для организации работы в духе Аджайла.

Канбан — это второй по популярности аджайл-фреймворк в России. Он содержит всего шесть правил и предлагает эволюционный переход от привычного образа мышления к аджайловому. Аджайл-коучи часто сравнивают Канбан с водой — он обтекает текущую структуру и иерархию компании, и очень медленно начинает их менять. Как вода точит камни, так Канбан меняет структуру компании и мышление сотрудников.

Сотрудникам не нужно прикладывать много усилий, чтобы начать быть аджайл — при переходе нет реорганизаций, на первых порах сохраняются привычные роли. Всё проходит в комфортном темпе и не вызывает проблем у Команды.

Также подробно объясняем Канбан на очном тренинге.

Кому подходит Канбан

Канбан, как и Скрам, не имеет ограничений в применении. Его используют для планирования свадеб и личных проектов. Небольшие подразделения в Microsoft используют его для разработки новых программ, а Toyota — для управления всеми производствами.

Существуют отдельные ветки Канбана: производственный, софтверный и персональный. Эти направления такие разные, что визуализации совершенно не похожи друг на друга. На производстве много этапов работы, поэтому досок много и они разбросаны по цехам. Карточки могут обозначать детали или стадии сборки механизмов, а визуализация направлена на снабжение цехов нужными деталями точно в срок. У айтишников доска обычно общая, она рассчитана на командную работу и помогает вместе работать над проектом.

Как использовать, чтобы быть аджайл

В Канбане всего шесть правил, которые помогают организовать работу в духе Аджайла. Правила могут вводиться постепенно. Новое не добавляется, пока первые изменения не стали привычными для большинства людей в компании.

Изменения будут эволюционными, поэтому на первых порах Канбан предлагает щадить старый порядок работы и привычные роли. Всё, что нужно для начала, — твёрдое желание начать изменения и поощрение инициативы сотрудников.

Правило 1. Визуализируйте поток работы

Канбан опирается на визуализацию. Чтобы в любой момент знать, как обстоят дела, все задачи записываются в одном видном месте.

Визуализация может быть любой: таблица в Excel, стол с карточками, доска со стикерами. Это может быть специальная программа Trello, Jira или подобная. Канбан-доска не бывает правильной или неправильной — хорошо то, что помогает именно вам:

Что такое Канбан

Новичкам мы рекомендуем использовать настоящую доску или стену офиса и липкие листки. Физическая доска работает лучше программ, потому что она всегда на виду. Вам не нужно включать компьютер, открывать браузер и логиниться на сайте, чтобы увидеть, как продвигается работа. Все члены Команды в любую минуту видят актуальную картину.

Ещё физическая доска эмоционально тёплая. Только представьте, что вы сделали задачу, подошли к доске и перенесли карточку в другую колонку. Вы — молодец, и коллеги это видят. В программах типа Trello или Jira такого ощущения кайфа не будет, карточка просто появится в другой колонке.

Запишите все задачи. Чтобы создать визуализацию, достаточно записать все задачи, который вы делаете сейчас и собираетесь сделать в ближайшем будущем. Важно, чтобы вы смогли увидеть на доске, сколько реально работы у вас уже есть и сколько в планах.

Определите статусы задач. Статусы задач — это колонки на доске. Строгих правил, какие именно колонки делать, не существует. Мы предлагаем для начала использовать три: «Сделать», «В работе» и «Готово». Потом каждую можно разделить на более мелкие, если нужно, или придумать свои статусы и добавить новые колонки.

Помните, все задачи должны быть на доске. Нельзя работать над тем, чего нет в визуализации

Правило 2. Ограничьте количество одновременно выполняемой работы

После создания первой визуализации вы будете поражены тем, как много работы параллельно выполняет Команда. Это одна из причин, почему задачи растягиваются: силы тратятся не на продуктивную работу, а на переключение между задачами.

Канбан предлагает ограничить количество одновременно выполняемой работы. Так вы повысите свою эффективность и ускорите прохождение карточек от статуса «Сделать» до «Готово». Рекомендуем зафиксировать количество текущих задач и взять эту цифру за начальное ограничение. Дальше лимит нужно постепенно уменьшать:

Что такое Канбан

Зафиксируйте лимит задач. Договоритесь с коллегами, сколько задач из каждой колонки сможете выполнять одновременно. Запишите эти ограничения цифрами над колонками, чтобы они всегда были на виду. Как вариант, ограничьте место на доске, чтобы лишние карточки не могли даже поместиться в колонках.

Расставьте приоритеты. После ограничения одновременной работы в колонке «Сделать» окажется много карточек. Чтобы их упорядочить, нужна приоритизация. Можно использовать разные способы: пометить карточки цветом, расположить в определённом порядке или составить рейтинг с баллами. Главное, чтобы вы и ваши коллеги однозначно понимали, какие задачи нужно сделать в ближайшее время, а какие можно отложить на пару дней.

Заканчивайте начатые дела, а не беритесь за несколько новых параллельно

Правило 3. Управляйте потоком задач

Визуализация помогает следить за скоростью продвижения карточек и равномерной загрузкой всех специалистов. Если что-то идёт не так, на доске это сразу видно:

Что такое Канбан

Когда появляется пробка, действует принцип «Один за всех, и все за одного». Сотрудники, которые из-за затора остались незагруженными, не отсиживаются, а помогают коллегам разбирать завал. Например, дизайнеры могут подключиться к тестированию или составлению документов, пока у них нет своей работы.

Это не значит, что надо делать чужую работу. Каждый сотрудник сам определяет, насколько расширять свою зону ответственности. Помните, что умение разбираться в смежных областях делает человека профессиональнее и ценнее.

Следите за нагрузкой. Работа должна быть ритмичной. Если вы почувствовали спад в нагрузке, сходите к доске. Возможно, у коллег завал, и нужна ваша помощь.

Просите о помощи. Если пробка образовалась на вашем участке, молчать не нужно. От вашей работы зависит успех всего проекта, поэтому коллеги обязательно вам помогут. Посмотрите на доске, кто меньше всех загружен, и попросите его о помощи.

Доска в любой момент покажет, как идёт работа. Помогите Команде закончить её как можно скорее

Правило 4. Сделайте договорённости и ожидания явными

Правила, по которым работает Команда, должны быть известны всем. Они могут меняться, но актуальная версия должна быть доступна каждому. Мы рекомендуем вывесить самые важные правила прямо возле доски и в каждой колонке. Вот как это может выглядеть:

Что такое Канбан

Запишите правила работы с доской. Договоритесь с коллегами и запишите, на каких условиях можно брать новые задачи, когда можно считать задачу готовой и как перемещать её в следующую колонку. Сделайте так, чтобы правила движения карточек были понятны любому человеку в Команде.

Повесьте правила на видное место. Чтобы легко подключаться к чужой работе или вводить в Команду новых людей, повесьте правила возле доски или прямо внутри каждой колонки.

Договорённости помогают Команде работать слаженно. Сделайте их явными и регулярно пересматривайте

Правило 5. Анализируйте работу Команды

Обязательное требование Канбана — регулярные планёрки и разбор успехов и неудач Команды. Они нужны, чтобы быть уверенным: Команда работает в правильном направлении и результат будет достигнут вовремя.

Ограничений по частоте и формату встреч нет. Это могут быть анкеты, очные собрания или созвоны. Аджайловый образ мышления пропагандирует живое общение, поэтому мы рекомендуем проводить короткие личные встречи. Планирование — каждый день и каждую неделю, а анализ работы — раз в месяц и раз в квартал. Расскажем об этом подробнее:

Что такое Канбан

Ежедневные планёрки удобно проводить возле доски или другой визуализации. Цель встречи — придумать, как повысить скорость потока задач. Команда просматривает доску справа налево, находит проблемные места и принимает решение, как быстрее завершить имеющуюся работу. Любой специалист может предложить решение.

На еженедельных встречах вся Команда встречается с вышестоящим руководством. Вместе они анализируют скорость работы Команды, думают над разрешением трудностей, обсуждают снижение рисков.

На ежемесячных встречах встречаются все команды, которые работают в одной компании. Руководство рассказывают про финансовые показатели — и каждый сотрудник узнаёт, сколько заработал его отдел. Он понимает, что делает компания в целом и в каком состоянии находятся разные задачи. Команды рассказывают, какие ресурсы им необходимы.

Будьте инициативны: общайтесь с коллегами и делитесь своими идеями

Правило 6. Улучшайте совместными усилиями, эволюционируйте на основе экспериментов

Канбан-команды всегда находятся в поиске идеальной системы, где карточки проходят по доске от колонки «Сделать» до «Готово» максимально быстро.

Для этого команды проводят эксперименты: меняют ограничения на одновременно выполняемую работу или по-другому расставляют приоритеты. Чтобы система организации работы эволюционировала, эксперименты должны быть общими, а не для отдельных сотрудников. Мы советуем регулярно пробовать что-то новое:

Что такое Канбан

Предлагайте улучшения. Каждый член Команды может предложить любые изменения. Если Команда не может сразу доказать, что они будут вредны или плохо скажутся на результате работы, проводится эксперимент.

Пробуйте одно изменение за раз. Чтобы точно знать, какой эффект дало нововведение, не проводите несколько экспериментов одновременно. Лучше пробовать одну идею за другой, и оставлять в работе только доказано полезные.

Эксперименты помогут Команде развиваться вслед за миром, не бойтесь пробовать новое

Как не забыть о правильном мышлении

Мы рассмотрели все шесть правил фреймворка Канбан. Они не дают конкретных указаний об организации работы в духе Аджайла, а только направляют Команду. Мы рекомендуем регулярно проверять себя:

  • каждый сотрудник заботится об успехе проекта, он инициативен;
  • Команда обсуждает финансовые результаты компании и свой вклад в эти результаты;
  • Команда регулярно проводит эксперименты и проверяет гипотезы об улучшении процесса работы;
  • сотрудники помогают коллегам, если есть завал на доске;
  • в компании происходят эволюционные изменения.

Шпаргалка

Запомнить
Канбан — это фреймворк, набор простых правил для работы в духе Аджайла. Новое мышление привносится эволюционно, без резких изменений.

Канбан — это не только работа с доской. Это гибкость через эксперименты и поиск лучшего результата в разных условиях.

Говорить правильно
перейти на Канбан
работать по Канбану

Узнать больше
Сайт Дэвида Андерсона

Справочник по Канбану

Записаться на тренинг
Статьи хороши для первого знакомства с Канбаном.

Разобраться в Канбане мы помогаем на базовом тренинге. Он полезен всем, кто всерьёз заинтересовался гибкими подходами. Объясняем тему понятным языком, поэтому специальная подготовка не нужна.

Рассказываем, как создать, поддерживать и постоянно улучшать собственную Канбан-систему. Даём практические задания, чтобы участники примерили Канбан на себя.

Текст: Люба Мамаева

Линкануть
Поделиться
Класснуть
Отправить