Как эффективно проводить встречи в Скраме

Определите цель встречи

В Справочнике мы рассказываем, как организуют обязательные встречи вроде Ежедневного Скрама или Ретроспективы Спринта. Они уже прописаны в Руководстве по Скраму: все заранее знают, зачем, кто и когда собирается. Мы предлагаем завести такие же чёткие правила на случай, если встреча посвящается рабочему вопросу и в Руководстве не упоминается.

Первым делом определите цель встречи: она мотивирует и помогает участникам подготовиться. Встречаться без цели смысла нет.
Обычно участники встречи хотят найти выход из тупиковой ситуации или, наоборот, решают, как воспользоваться подвернувшейся возможностью.

Обозначьте желаемый результат

Чтобы понять, удалось ли достигнуть цели, обозначьте желаемый результат в виде 3–5 детальных пунктов. От цели результат отличается тем, что его можно увидеть и потрогать.

Рассмотреть стратегию на четвёртый квартал или заручиться поддержкой руководства — не результат. Если вы собрались из-за проблемы, к концу встречи должны составить список возможных действий для вашей ситуации. А если обсуждаете выгодное партнёрство, настоящим результатом будет подписание договора.

Составьте агенду

Чтобы добиться желаемого результата, составьте агенду. Это распорядок встречи по пунктам, желательно поминутный. Его ещё называют повесткой.

Для наглядности агенду составляют в виде таблицы. В ней указывают вопросы, которые надо обсудить, участников встречи и сколько времени отводится на каждый вопрос.

Выберите модератора

Чтобы встреча прошла по плану, выберите модератора. Он рулит и отвечает за процесс: смотрит, не выпадают ли участники из повестки, помогает достичь желаемого результата.

Идеальный модератор сфокусирует вас на цели, вовлечёт в разговор, убедится, что все идеи записаны, и при этом не навяжет своё мнение. Если надо, подбодрит и направит.

Дополните эти правила

Это только минимальный набор правил: хватит, чтобы за пару недель изменилось отношение к встречам. Но вы добьётесь большего, если дополните его.

Какие установки добавить, зависит от специфики вашей компании. Возможно, для некоторых встреч нужна дополнительная подготовка, новые роли или даже специальная рассадка за столом.

Текст: Сергей Дмитриев

Линкануть
Поделиться
Класснуть
Отправить