Что такое Канбан

Мы уже рассказали, что Аджайл — это образ мышления со своей системой ценностей. Чтобы использовать их в работе, придумали правила.

Канбан — это способ управления работой в духе Аджайла. Он содержит всего шесть правил и предлагает эволюционный переход от привычного образа мышления к аджайловому. Аджайл-коучи часто сравнивают Канбан с водой — он обтекает структуру и иерархию компании и медленно начинает их менять. Как вода точит камни, так Канбан меняет образ мышления.

Не нужно прикладывать много усилий, чтобы начать быть аджайл — при переходе нет реорганизации, на первых порах сохраняются привычные роли. Всё меняется постепенно и не вызывает проблем у Команды.

Подробно разбираем Канбан на очном тренинге.

Кому подходит Канбан

Канбан не имеет ограничений. С его помощью молодожёны планируют семейный бюджет, небольшие подразделения в Microsoft разрабатывают новые программы, а Toyota управляет всеми производствами.

Существуют отдельные ветки Канбана: производственная, софтверная и персональная. Они настолько разные, что визуализации совершенно друг на друга не похожи. На производстве много этапов работы, у каждого своя доска и все они разбросаны по цехам. Карточки обозначают стадии сборки, а визуализация направлена на снабжение цехов нужными деталями. У айтишников доска обычно общая, она рассчитана на командную работу и помогает вместе управлять работой.

Как использовать, чтобы быть аджайл

В Канбане всего шесть правил, они вводятся постепенно. Новые не добавляются, пока предыдущие изменения не стали привычными для большинства сотрудников.

На первых порах Канбан предлагает щадить старую структуру и иерархию, поэтому изменения будут эволюционными. Всё, что нужно, — твёрдое желание начать и поощрение инициативы в компании.

Правило 1. Визуализируйте поток задач

Канбан опирается на визуализацию. Все задачи записываются на видном месте, чтобы в любой момент знать, как обстоят дела.

Визуализация бывает разной: доска со стикерами, стол с карточками, таблица в Excel или программы типа Trello и Jira. Правильной или неправильной визуализации нет — хорошо то, что подходит именно вам:

Что такое Канбан

Новичкам мы рекомендуем использовать доску или стену со стикерами. Физическая доска удобнее программ, потому что всегда перед глазами. Не нужно включать компьютер, открывать браузер и заходить на сайт, чтобы узнать, как идёт работа. Команда сразу видит актуальную картину.

Ещё физическая доска эмоционально тёплая. Только представьте, что вы сделали задачу, подошли к доске и перенесли карточку в другую колонку. Вы — молодец, и все это знают. В Trello и Jira такого не будет, карточка просто появится в другой колонке.

Запишите все задачи. Чтобы создать визуализацию, нужно записать все задачи, которые вы делаете сейчас и собираетесь сделать в ближайшие дни. После этого станет понятно, сколько у вас реальной работы, а сколько в планах.

Определите статусы задач. Статусы задач — это колонки на доске. Колонки можно использовать разные, конкретных правил нет. Для начала мы предлагаем три: «Сделать», «В работе» и «Готово». Потом их можно разбить на более мелкие, если нужно, или придумать новые статусы.

Все задачи должны быть на доске. Нельзя работать над тем, чего нет в визуализации

Правило 2. Ограничивайте количество одновременной работы

После создания визуализации вы будете удивлены, как много работы параллельно выполняет Команда. Это одна из причин, почему проекты растягиваются: силы тратятся не на задачи, а на переключение между ними.

Канбан предлагает ограничить количество одновременной работы. Так вы повысите свою эффективность и ускорите продвижение карточек от статуса «Сделать» до статуса «Готово». Рекомендуем зафиксировать количество текущих задач и взять это число за начальное ограничение. Дальше лимит нужно постепенно уменьшать:

Что такое Канбан

Зафиксируйте лимит. Договоритесь с коллегами, сколько задач из каждой колонки сможете делать одновременно. Запишите эти ограничения цифрами над колонками или ограничьте место на доске, чтобы новые карточки не могли на неё поместиться.

Приоритизируйте задачи. После ограничения количества одновременной работы в колонке «Сделать» окажется много карточек. Чтобы их упорядочить, нужна приоритизация. Можно пометить карточки цветом, расположить в определённом порядке или составить рейтинг с баллами. Главное, чтобы все однозначно понимали, какие задачи нужно сделать сейчас, а какие можно отложить на пару дней.

Заканчивайте начатые дела, а не беритесь за несколько новых параллельно

Правило 3. Контролируйте поток задач

Визуализация помогает следить за скоростью продвижения карточек и равномерной загрузкой сотрудников. Если что-то не так, на доске это сразу видно:

Что такое Канбан

Когда появляется пробка, действует принцип: один за всех, и все за одного. Сотрудники, которые остались без дела, не отсиживаются в уголке, а помогают разбирать завал. Например, дизайнеры подключаются к тестированию или составлению документов, когда нет своей работы.

Это не значит, что надо выполнять всю работу за других. Каждый сотрудник сам определяет, насколько расширять свою зону ответственности. Но помните, что умение разбираться в смежных областях делает вас профессиональнее.

Контролируйте загрузку. Работа должна быть ритмичной. Если вы почувствовали спад, сходите к доске. Возможно, у коллег завал, и нужна ваша помощь.

Сами просите о помощи. Если пробка образовалась на вашем участке, молчать не нужно. От вашей работы зависит общий успех, поэтому коллеги обязательно помогут. Посмотрите на доске, кто меньше всех загружен, и попросите его о помощи.

Доска покажет, как идёт работа. Помогите Команде закончить её как можно быстрее

Правило 4. Сделайте договорённости и ожидания явными

Правила, по которым работает Команда, должны быть известны каждому и при этом регулярно меняться. Мы рекомендуем повесить самые важные правила у доски или внутри колонок. Вот как это выглядит:

Что такое Канбан

Запишите правила работы с доской. Договоритесь с коллегами и запишите, при каких условиях можно брать новую задачу, как переносить её в другую колонку и когда считать готовой. Сделайте правила продвижения карточек очевидными.

Повесьте правила на видное место. Чтобы подключаться к коллегам было проще, повесьте правила у доски или внутри колонок.

Договорённости помогают Команде работать слаженно. Сделайте их явными

Правило 5. Анализируйте работу

Регулярные планёрки и анализ — обязательное требование Канбана. Они нужны, чтобы быть уверенным: Команда движется в правильном направлении и не выбивается из сроков и бюджетов.

Ограничений по формату нет. Это могут быть встречи, созвоны или просто анкеты. Аджайл отдаёт предпочтение живому общению, поэтому мы рекомендуем собираться у доски. Планёрки — каждый день и каждую неделю, анализ — раз в месяц. Что представляют собой эти встречи:

Что такое Канбан

Ежедневные планёрки удобно проводить рядом с визуализацией. Цель встречи — увеличить скорость потока задач. Команда просматривает доску справа налево, находит проблемные места и принимает решение, как быстрее завершить текущие задачи. Каждый может внести предложение, и Команда к нему прислушается.

На еженедельных планёрках вся Команда встречается с руководством. Вместе они обсуждают скорость работы и снижение рисков.

Раз в месяц собираются все команды, которые работают в компании. Руководство рассказывает про финансы, и каждый сотрудник понимает, сколько заработал его отдел, что делает компания в целом и в каком состоянии находятся задачи. Команды рассказывают, какие ресурсы им необходимы.

Будьте инициативны: общайтесь с коллегами и предлагайте идеи

Правило 6. Эволюционируйте благодаря совместным экспериментам

Канбан-команда всегда находится в поиске идеальной системы, где карточки двигаются по доске максимально быстро.

Для этого Команда проводит эксперименты: меняет количество одновременной работы или по-другому приоритизирует задачи. Чтобы система эволюционировала, эксперименты должны быть общими, а не среди отдельных сотрудников. Нужно регулярно пробовать новое:

Что такое Канбан

Предлагайте улучшения. Если Команда не сможет доказать, что это плохо скажется на результате работы, проводится эксперимент.

Пробуйте одно изменение за раз. Чтобы точно знать, какой эффект дало нововведение, не проводите несколько экспериментов сразу. Лучше пробовать одну идею за другой, и оставлять в работе самые удачные.

Эксперименты помогают Команде развиваться, не бойтесь пробовать новое

Как не забыть о правильном образе мышления

Мы разобрали все шесть правил Канбана. Они не дают конкретных указаний, а только направляют Команду. Мы рекомендуем проверять себя:

  • каждый сотрудник инициативен и заботится об общем успехе;
  • он помогает, если у коллег завал;
  • сотрудники регулярно проводят эксперименты, чтобы улучшить процесс работы;
  • команды обсуждают финансы компании и свой вклад в её показатели;
  • в компании происходят эволюционные изменения.

Самое важное

Запомнить
Канбан — это один из способов управления в духе Аджайла. Правила вводятся постепенно и не вызывают трудностей у Команды.

Гибкость достигается с помощью экспериментов и поиска эффективных решений в разных условиях.

Говорить правильно
перейти на Канбан

работать по Канбану

Узнать больше
Справочник по Канбану

Lean/Kanban

Записаться на тренинг
Статьи хороши для знакомства с предметом. Чтобы обстоятельно разобраться в Канбане, приходите к нам на тренинг.

Рассказываем, как развивать собственную Канбан-систему, делим участников на команды и даём практические задания.

Объясняем тему понятным языком, поэтому готовиться не нужно.

Текст: Люба Мамаева

Линкануть
Поделиться
Класснуть
Отправить